ניירת

ישבתי וחשבתי איך הופכים משהו שדוחים כל הזמן / שנוא/ מעצבן/ שגוזל זמן לדבר פרודוקטיבי ואפשרי?

להלן מס' טיפים שיעזרו לכם לעבוד עם ניירת:

איך עובדים עם ניירת?

  • מקדישים לכך זמן יעודי לכך במהלך היום וממש סוגרים ביומן כפגישה, לאחר הקפה של הבוקר...
  • מיון – זו העבודה הקשה מכל:
    • ברושורים פרסומים זורקים או מעבירים לאדם הנחוץ כגון טיולים והצגות למחלקת משאבי אנוש, המחאות לכספים, דוחות מהבנקים למחלקת כספים. הכינו מעטפות מראש ובסיום המיון שימו להם בתיבות
    • מעטפות למחזור נייר (כבר 50% נופה)
    • עוברים על התכנים, רואים ומסווגים מה רמת הדחיפות:
      • בהול
      • רגיל

                    אני ממש כותבת בכתב יד את הסיווג על המכתב עם תאריך עדכני (המדקדקים עובדים עם חותמות מיועדות לכך)

  • מטפלים בבהולים וכותבים תקציר על המכתב או בפתק מצורף, לפעמים העניין יכול להיפתר במייל רלוונטי או בשיחת טלפון.
  • אם יש זמן במסגרת "פגישת ניירת" מטפלים במכתבים הרגילים וגם עליהן מציינים את אופן הטיפול.
  • המשך טיפול – יש מכתבים הזקוקים להמשך טיפול / מעקב. אני אוהבת לשים אותם בפולדר "מכתבים לטיפול" ברגע שהנושא הושלם וטופל הם יועברו לתיוק.
  • תיוק – יש כאלו שיגידו שזה הדבר השנוא עליהם מכל, אך מעט השקעה תתן הרבה שקט בהמשך.

עכשיו יש צורך לתייק כל מכתב / נייר במקומו הנכון. איך עושים זאת?

תיוק וסידור הניירת:

השורות הבאות נכונות הן עבור ניירת פיסית והן עבור תכתובת כהנה ואחרות במיילים.

בכל פעם שאני מגיעה לעבודת ניירת גדולה או קטנה אני שואלת מס' שאלות?

  1.  מקום האחסון (ספריה עם מדפים, מקום פנוי בארון, תקיות תליות על ברזלים, מחשב....)
  2.  משתמשים - מי קהל היעד (ילדים, מבוגרים....)
  3.  תדירות השימוש

כשיש לי תשובות לכך, קל לי יותר להתאים את אופן התיוק למשתמש.

אם התשובות לשאלות מעלה הינן: ספריית מדפים, כל אנשי המחלקה ובתדירות גבוה אצור פתרון שיהיה נוח ונגיש לכולם. לעיתים ישנם מס' אנשים בודדים המתייקים את הניירת אך הגישה וזו מילת המפתח לניירת צריכה להיות לכולם.

ניירת פיסית:

אני אוהבת לעבוד עם קלסרים שבתוכם חוצצים ושמרדפים (שקיות 4A), ומשתדלת לעבוד לפי צבעים כגון: ניירת מהבנקים בקלסרים כחולים, מסמכים רשמיים (רשם החברות, מס הכנסה, אישורי רואה רו"ח ועוד בקלסרים כתומים, תיקי עובדים בקלסרים לבנים, משכורות בתכלת, תיקי ספקים בצבע סגול וכן הלאה.

בכל קלסר ישנם 12 חוצצים כמספר החודשים. כל תכתובת שהטיפול בה הסתיים מתוייקת בחודש הרלוונטי לפי תאריך הוצאת המכתב, אני מזכירה שיש תקציר או פתק מצורף למסמך כך שנדע את אופן הטיפול. הדבר עוזר בייחוד מול ספקים שונים שאנו יודעים שיש לנו זיכוי מולם או ההפך.

בכל שנה, פותחים סדרת קלסרים חדשה ומציינים למטה את השנה.

צורת תיוק זו לא רק מסודרת אלא עוזרת גם לאחרים למצוא את אשר הם צריכים.

ומנסיון – זה עובד, בדוק!!!

ניירת ממחושבת:

אותה גברת בשינוי אדרת, אך כאן גם מעורבים אנשי IT, על מנת לאפשר לעובדים גישה למסמכים. פה אתייחס למחשב כלספרייה.

  • כל שנה יפתח פולדר עם השנה 2018, 2019 וכו'
  • פולדרים כללים: בנקים / מסמכים רשמיים / תיקי עובדים / ספקים
  • בתוך כל פולדר אגיע לרזולוציה המתאימה, אני אוהבת לעבוד לפי החודשים קל יותר להתמצאות בהמשך, לדוגמא, זיכוי שנשלח למפיץ מגרמניה בחודש פברואר יהיה בפולדר "מפיצים" תחת שמו ובחודש הרלוונטי ניתן לראות את הזיכוי.

בשונה מניירת פיסית, יש לשמור את הניירת הממוחשבת תחת שם הגיוני כגון "זיכוי לארנולד מרץ 2018" , קל יהיה יותר לזהותו כשנצטרך לשלוף זאת.

בא-לי מוצרים נבחרים

לקוחות מספרים

"הייתי מיואשת, לא מצאתי שום דבר בארון הבגדים שלי וזו היתה סיבה מעולה לקנות.
לשמחתי הרבה פסח הגיע וענבל באה לעזור לי בעיקר עם ארון הבגדים. כמות השקיות שתרמתי לא מביישת חנות כלבו ענקית."
משפחת אייזן
קרא עוד סיפורי לקוחות
משוב